【Word】差し込み印刷の機能を使って顔写真付き名簿を作ろう（事前準備編）

おはようございます。こんにちは。こんばんは。
とりにくVBAです。

さて、全２回全３回にわたってWordの差し込み印刷機能を使った、顔写真付き名簿を作る方法を紹介していきます。

完成イメージは以下のとおりです。

今回はその第1回目、事前準備です。

おおまかな流れ

全体の大まかな流れは次のようなものです。

①顔写真のデータを一つのフォルダにまとめる

②Excelでリストを作る

③それぞれの写真データに名前をつける

④Wordで差し込み印刷を設定する

④がメインの内容となりますが、全て紹介すると量が多くなってしまいますので、今回は③までを事前準備として紹介します。

①顔写真のデータを一つのフォルダにまとめる

この作業で特別なことはありません。

今回のサンプルでは、「証明写真」というフォルダを作成して、5つの写真を入れました。

②Excelでリストを作る

今回は学校で顔写真付き名簿を作成することを想定しましたので、「年組番号」と「名前」の列を作成しました。

写真データにつけるキーコードのようなものを名前のほかに1列設けるのがポイントです。

今回の場合は「年組番号」がそれにあたります。

この列の内容を③の作業で使用します。

③それぞれの写真データに名前をつける

用意した写真データに名前をつけていきます。

②のExcelで設定したキーコードと同じにします。

ここで、名前を変更するときのコツですが、

エクスプローラーの表示を「詳細」にして、Alt + P でプレビューを表示します。

こうすることで写真を確認しながら名前を変更できます。

また、Tabキーを押すことで次のデータに移ることができます。

これらの操作を覚えると編集作業が非常に効率化されますので、ぜひご活用ください。

おわりに

以上で、顔写真付き名簿作成の事前準備は終了です。

次回、これらを使用して名簿を作成していきます。

お楽しみに。